La factura electrónica está siendo cada vez más demandada en las relaciones con las Administraciones Públicas, con ciertos clientes y proveedores, y en un futuro no muy lejano su utilización será obligatoria. Una de sus particularidades consiste en que se hace innecesario recurrir al papel, con lo cual ahorramos tinta, papel, y los tradicionales gastos de envío cuando se den.

Básicamente, la facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados cualificados, con la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.

Quién puede hacer facturación electrónica

Cualquier entidad física o jurídica obligada a expedir facturas puede optar por la modalidad de facturación electrónica. Los sistemas de factura electrónica no son, por tanto, un ámbito exclusivo de las grandes compañías sino que son perfectamente aplicables a pymes y autónomos.

El proceso de facturación es un proceso importante para cualquier empresa, una relación basada en documentos en formato papel que para ser generados y procesados precisan del empleo de grandes cantidades de recursos y para los que las empresas se ven obligadas a realizar muchas tareas de forma manual.

Un buen proceso administrativo de estos documentos tiene como consecuencia no sólo un buen control de compras y ventas, sino el cumplimiento de las obligaciones tributarias de cada empresa. Sin embargo, todo ello resulta más complicado en un proceso basado en papeles y que requiere la intervención manual.

Este proceso está cambiando gracias a la facturación electrónica, que está regulada normativamente por las diferentes Haciendas y Agencias Tributarias y que supone una trasposición de la Directiva 2001/115.

Aclarado esto, podemos definir la Factura Electrónica como el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel.

A grandes rasgos, el proceso de facturación electrónica lo forman dos procesos básicos y diferenciados en los sistemas de gestión de facturas, y que corresponden a cada interlocutor: emisión y recepción de facturas.

1.En la emisión, el emisor, con la conformidad del receptor, transmite a éste por medios telemáticos (generalmente por e-mail) la Factura Electrónica (que incluye una firma electrónica) y conserva Copia o Matriz (la Base de Datos). No es necesario conservar los documentos electrónicos firmados.

2.El receptor, recibe la factura en formato digital y la conserva en soporte informático, en el formato en el que lo recibió, para su futura consulta e impresión, si fuera necesario. Al ser la factura un documento firmado electrónicamente, debe guardar la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica.

De esta forma ya no se exige imprimir la factura para que ésta sea válida legal y fiscalmente y, todo el tratamiento (emisión, distribución y conservación) puede realizarse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor.

Es la forma de "marcar" digitalmente documentos electrónicos, de modo que sin recurrir al papel, podamos acreditar la autoría de un documento y que el mismo no ha sido modificado. En concreto, y en lo referente a la facturación electrónica, no sólo permiten acreditar quién la ha firmado y que el documento no ha sido modificado, sino también el momento de su firma, así como el de su emisión y recepción, permitiéndose incluso la automatización de todo este tipo de eventos o trámites.

¿Cómo debo hacer las facturas?

Se admite cualquier formato de factura (doc, xml, pdf, html, txt, etc.) siempre que respete el contenido legal exigible a cualquier factura (Nombre, CIF, importe, etc.) y que se tengan en consideración los requerimientos anteriores.

La mejor solución dependerá inevitablemente del tipo de empresa y, sobre todo, del volumen de facturas emitidas. A título orientativo, en función del tipo de empresa, las siguientes opciones son las más aconsejables:

AUTONOMO/PEQUEÑA EMPRESA: Facturas creadas y firmadas por herramientas ofimáticas comunes (word, excel, pdf, etc.) o herramientas de gestión de facturación que permitan la firma de las facturas.

MEDIANA EMPRESA: Herramientas de gestión de facturación que permitan la firma de las facturas Software a medida

La factura electrónica genera grandes beneficios a las empresas que la utilizan, tanto del lado del emisor como del receptor. Existen muchas razones para adoptar la factura electrónica, que van desde los puramente económicos hasta los ecológicos.

Dentro de las ventajas comúnmente aceptadas, pueden destacarse cuatro fundamentales:

• Ahorro de costes: según algunos estudios, el empleo de la factura puede suponer un ahorro de entre 0,75 y 1 euro por factura (impresión, almacenaje, envío, ...)

• Agilidad: el intercambio electrónico de facturas permite reducir los tiempos de gestión de las facturas de forma considerable
• Simplificación de la gestión: se simplifica notablemente el archivo de facturas, contabilidad, almacén, ...
• Seguridad: el empleo de certificados digitales dota a sus facturas de las garantías de integridad y autentificación del emisor.

Más información en http://www.facturae.es/

Descargar Manual de factura electrónica (Ministerio de Industria, Comercio y Turismo).

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