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Cómo prevenir y gestionar impagados: pasos a seguir.
Antes de dar crédito a un posible cliente, o incluso a un cliente habitual, es conveniente asegurarse de la solvencia del mismo. Existe un importante nivel de morosidad en las operaciones comerciales, ante el que muchos empresarios suelen actuar con una cierta imprudencia y resignación. Sin embargo, los morosos no son un mal necesario e ineludible, sino un problema empresarial que se puede, si no eliminar totalmente, si minimizar gracias a una buena gestión de riesgos de crédito.
Para ello es necesario seguir una serie de pasos:
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- Evitar las prisas, primero comprobar la solvencia. Antes de vender a crédito pedir informes de la solvencia, capacidad de pagos y seriedad mercantil del cliente, gracias a la información se pueden evitar muchos morosos, siempre se puede esperar 24 horas antes de enviar la mercancía.
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- Dejar claras las condiciones de pago en el momento de formalizar la operación comercial. El comercial debe acordar con el cliente las condiciones y plazo de pago en el momento de cerrar la operación y plasmarlas por escrito. Además debe determinar claramente todas las cuestiones relacionadas con el pago de la factura, como por ejemplo la fecha a partir de la cual se computa el plazo de pago, la forma de pago, y el instrumento de pago.
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- Establecer unas condiciones generales de venta. Las condiciones generales de venta relacionan todas las cuestiones relacionadas con la venta y cobro de las operaciones comerciales; es conveniente incluirlas en los pedidos, facturas y documentos habituales. Además, intentar que el cliente firme una copia de las condiciones generales de venta para que quede constancia de que las conoce y que las ha aceptado. Negociar plazos de cobro más cortos e incentivar el pronto pago.
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- Documentar siempre las operaciones desde el inicio hasta el final y verificar la recepción de la mercancía. Hacer un contrato que tenga cláusulas que protejan al proveedor, y sino en cualquier caso obtener un pedido en firme del comprador firmado por una persona con poderes suficientes y hacer siempre firmar al cliente el albarán de entrega, identificando a la persona que firma con nombre y apellidos, cargo, DNI y sello de la empresa. Si es un transportista es mejor que figure también la marca y matrícula del vehículo.
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- Si hay dudas pedir garantías. No correr riesgos innecesarios , si no se está seguro de la solvencia del cliente, pedirle garantías o avales.
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- Aumentar la juridicidad de la operación. Conseguir que el cliente firme pagarés, letras o cheques para tener un crédito documentado como mayor protección.
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- Otorgar a cada cliente un límite de riesgo. Establecer un límite de riesgo para cada cliente, con lo que se evitarán pérdidas elevadas si se produce una situación de morosidad.
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- No fiarse de las apariencias. Por muy buena imagen que tenga un posible comprador, investigar que hay detrás de la fachada de este futuro cliente, a veces con un poco de esfuerzo de investigación se descubre la cara oculta de las empresas.
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- No forzar las ventas ni fijar objetivos de facturación demasiado ambiciosos. La presión sobre el departamento comercial para aumentar rápidamente las ventas suele provocar morosidad ya que los comerciales venden a clientes poco recomendables con tal de llegar a los objetivos.
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- Evitar los fallos en el momento de la venta. Las empresas que venden productos o servicios deben tener como objetivo el tener "cero" fallos en su actuación. La empresa proveedora debe haber actuado de forma irreprochable y poder demostrarlo en cualquier momento: cumplir con todos los requisitos de cantidad, calidad, plazo de entrega, precio, facturación, etc. Evitando los litigios e incidencias comerciales se evitan las posibles acciones del cliente que se niegan a pagar alegando la existencia de una disputa comercial.
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- Incorporar el lema: "Vender bien es cobrar bien, y cobrar bien es vender mejor". La empresa debe incorporar a su filosofía corporativa la máxima de que "Una venta no ha sido realizada hasta que no ha sido cobrada"
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En el caso de que se produzca un moroso y no lo puede cobrar por falta de tiempo o de recursos, lo mejor es acudir a profesionales expertos en recobro de impagados, que utilizando métodos legales pero resolutivos, pueden conseguir la recuperación de las deudas. Uno de estos métodos es el denominado proceso monitorio. La negociación es la mejor vía para conseguir el cobro de los morosos, para ello el acreedor debe anteponer sus intereses -recuperar su dinero- a sus posiciones -tiene la razón y el derecho de su parte- y a sus emociones -la lógica indignación y enfado por no haber cobrado-. Por este motivo es necesario encontrar una solución realista que el moroso pueda cumplir y llevarla a la práctica, aunque esto signifique hacer ciertas concesiones al deudor y transigir en algunos aspectos.
Si finalmente no se consigue cobrar una deuda, es conveniente incluir al moroso en los registros de impagados (ASNEF, RAI, etc.). De esta forma, se le limitan las posibilidades de que le den crédito hasta que no haga frente a la deuda.
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