Gizakiok badakigu zein garrantzitsua den gure harremanetan solaskideek gutaz hartzen duten iritzia. Hala ere, sentimendu hori ahuldu egiten da harremana aurrez aurrekoa ez denean, hau da, telefonoaren edo posta elektronikoaren bidez ematen denean, eta hori oso ohiko egoera da enpresa-alorrean.
Bezeroak edo hornitzaileak kudeatzen direnean ohikoa da telefono bidez hitz egitea, batez ere langile komertzial berezirik ez duten enpresa txikien kasuan.  Askotan solaskideek ez dute luzaroan elkar ezagutzen, eta euren arteko harremana telefono bidezkoa izaten da. 

Benetan duen garrantzia ematen ez bazaio ere, telefono bidezko arreta enpresaren lehen bisita-txartela da, eta erabakigarria izan daiteke harremanak aurrera egiterako orduan; modu egokian hartu ez badute, pertsona batek enpresa horrekin harremanetan ez jarraitzea erabaki dezake. Horrela, hainbat gauza esan ditzakegu telefonoa hartzen digun pertsona horretaz, transmititzen dituen sentsazioak eta elkarrizketan zehar erabaki bat edo bestea hartzera bideratzen ote gaituen. Horregatik garrantzitsua da prest egotea eta xehetasunak ondo zaintzea, aurikularra hartzeko besterik ez bada ere. Gure enpresan telefonoa hartzeaz arduratzen direnek jakin behar dute eurak direla solaskideari ongietorria ematen dioten lehenak, eta neurri handi batean, lehen sentsazio horren menpe egongo direla bezero berriak hartzeko aukerak.

Telefono bidezko arretan denborak garrantzi handia du. Esan ohi denez, minutu baten iraupena ez da berdina telefonoaren alde batean edo bestean. Egia da hori, izan ere, inork ez du atsegin zain egotea. Telefonoa deiaren hamargarren tonua baino lehen hartzeak arrakasta-aukera gehiago eskainiko dizkigu gure merkataritza-harremanetan. Era berean, deia dagokion pertsonari azkar pasatzea eraginkortasun-adierazle da, asko estimatzen duguna gure telefono-konpainiarekin hitz egin nahi dugunean, esaterako.

Ahalik eta eraginkorren eta zehatzen jokatu behar dugu, gure solaskidearen denbora gurea beste baloratzen dugula erakusteko.
Bestalde, laburtasuna bi ahoko ezpata da, eta irizpidez erabili beharra dago. Presarik gabe eta azkarregi gabiltzan itxurarik gabe nahi duguna transmititzeko gai izan behar dugu. Erantzun laburrek ez dute zertan lakonikoak izan behar, informazio gutxiegi eskaintzeak atzera bota baitezake gure zerbitzuak kontratatzeko asmoa duen solaskidea.

Esandakoak telefono bidezko komunikazioarentzat eta baita ere posta elektronikozkoarentzat balio du. Paperean idatzitako gutun komertzialek eskema eta formatu mugatuak dituzte, eta orokorrean ez da komeni folio bat baino luzeagoak izatea.    
Posta elektronikoak espazio hori laburtu egin du eta ez da komeni pantaila bakarreko luzera gainditzea, jasotzaileak mezua osorik irakurtzea nahi badugu. Dena den, espazioa murriztu egin bada ere, ez ditugu alde formalenak baztertu behar.
Posta elektronikoa merkataritza-komunikaziorako bidea da, eta beraz, jasotzailearengan sentsazio ona sortu behar du. Posta elektronikoa doakoa izan arren, gure solaskidearen denbora oso baliotsua da, eta horregatik adierazi nahi duguna pantaila osoko mezu bakar batean laburbiltzen saiatu behar dugu, irakurriko duenaren denbora ere kontuan hartzen dugula erakusteko.

Horrela, posta elektronikoaren bidez igortzen den mezu orok hasiera labur eta gutxi gorabehera formala izango du, solaskidearekin dugun harremanaren araberakoa. Mezuaren gorputza ondo pentsatu behar da, idatzitako gutunetan bezala: laburra, argia, ondo idatzia eta ondo maketatua izan behar du, eta batzuetan hitzak edo esaldiak nabarmendu behar dira, irakurketa azkarra ahalbideratzeko.

Amaitzeko, bukaerak hasiera bezain formala izan behar du. Garrantzitsua da gogoratzea mezu elektronikoek ez dutela igorlearen izenik eramaten, eta beraz, komenigarria da azpialdean gure burua identifikatzea (pertsona, enpresa, helbidea, telefonoa, posta elektronikoko helbidea, etab.). Horrek guztiak harreman berriak sustatuko ditu.

Modu horretan, solaskideak fisikoki aurrez aurre ez egotea ez da oztopo gaindiezina, eta kontu apur batekin eta irizpide komertzialarekin lortuko dugu baliabide horien bidez irudi serioa, profesionala eta hurbilekoa eskaintzea.  Irudi osoa erakusteko gauza izan behar dugu: gure enpresa gu geu gara, telefono bidezko arreta, foileto eta katalogoak, web orria, gutunak eta posta elektronikoko mezuak… horiek guztiek osatzen dute besteek gure enpresaz duten irudia.

Garrantzi handikoa da aurretik aipatutako elementu guztiak puzzle handi baten osagaiak direla eta  gure solaskideari bere buruan guri buruzko irudipena eragingo diotela pentsatzea.
Garenaren berri eman behar dugu, ematen dugun zerbitzua edo ekoizten dugun produktua baino askoz gehiago garela ahaztu gabe. Izan ere, egungo merkatua hain aseta egonda, askotan, erosi edo saldu nahi dugun produktu jakinaren arabera baino areago, enpresek transmititzen duten balioaren eta irudiaren arabera erosten eta saltzen dugu.