Cómo obtener información (ventas, resultados, morosidad, etc.) sobre empresas que pueden ser clientes, proveedores o competidores.

Conocer diferentes datos económicos y judiciales de una empresa con el objetivo de analizarla previamente a entablar una relación comercial o simplemente por ser competencia directa de nuestra empresa está a nuestro alcance a través de fuentes informativas. Todas ellas son legales y permiten conocer cualquier dato mercantil o financiero de la empresa. Unas son de carácter público y otras son privadas y permiten acceder a una información más especializada y personalizada. Muchas de ellas son fácilmente asequibles, ya que se puede acceder a las mismas a través de Internet.

Esta información es especialmente relevante ante operaciones comerciales con clientes que supongan un diferimiento en el pago, ya que en épocas de incremento de la morosidad es fundamental conocer bien al cliente, y averiguar su salud financiera.

Cuanto más conozcamos del cliente, en mejor disposición estaremos para aprobar o no dicha operación comercial/crediticia y así podremos evitar impagos futuros si el cliente al que concedemos el crédito es solvente.

Una primera enumeración de sitios donde obtener la información necesaria podría ser la siguiente:

• Informes de agencias comerciales.
• Información del Registro de Aceptaciones Impagadas (RAI).
• Central de Información de Riesgos (CIR).
• Registro Mercantil.
• Registro de la Propiedad.

A través de estos registros se podrá obtener información sobre los bienes del cliente, información económica-financiera, sus posibles accionistas, etc. etc.

El primer paso antes de acceder a los diferentes servicios de información es determinar qué tipo de información se va a necesitar. No será lo mismo solicitar una información elemental de la empresa que conocer el balance de cuentas o las posibles reclamaciones por impago. Este punto es importante porque este servicio no es gratuito en todos los casos (sólo cuando se solicitan datos muy básicos) por lo que determinar desde el principio la naturaleza de la información demandada puede contribuir, en gran medida, a ahorrar en la factura final. El precio dependerá del grado de exigencia de la información demandada y de la frecuencia con la que se demande este tipo de servicios. Por ejemplo, para consultas regulares existen bonos y cuotas anuales.

Una de las fuentes que más suelen consultarse es el Registro Mercantil, que es un registro público donde se guarda la actividad jurídica y económica de cualquier empresa que actúe en el tráfico mercantil. Toda la información de una empresa está en el registro, el cual al ser público puede ser consultado por cualquier persona.

En el Registro Mercantil se inscriben todos los actos, contratos y demás documentos relativos a las empresas y empresarios que actúan en el tráfico mercantil. La inscripción en el registro da cobertura legal a los libros o cuantas anuales de los empresarios, que están obligados a depositarlas todos los años.

Se puede acceder a la información del Registro Mercantil a través de certificaciones, de una nota simple informativa o a través de su web. El precio de la información depende del número de folios que conlleve la consulta pero de media suelen rondar los 10-15 euros por consulta.

Esta fuente de información es también utilizada por las agencias de informes comerciales (como Axesor, Dun&Bradstreet o e-informa, las más conocidas), pero la ventaja de acudir a estas agencias es que interpretan y analizan la información que obtienen del Registro Mercantil. Las fuentes de estas empresas son básicamente públicas. Además de obtener los datos de los Registros Mercantiles, fundamentales para todas las informaciones contables, complementan su información a partir de Boletines Oficiales y de las bases de datos de incidencias de cobro (como el RAI o ASNEF).

En estos servicios de información sobre las empresas es posible consultar toda la información actualizada necesaria para conocer mejor a los clientes, proveedores, empleadores, deudores y competencia, todo ello a través de los informes sobre datos extraídos de fuentes oficiales -y analizados por profesionales- que proporcionan un completo conocimiento sobre las mismas.

El coste de estos servicios varía en función de la información que se requiera. Hay servicios gratuitos para las primeras operaciones, e incluso ofertas por inscribirse.

Por otro lado, también hay que tener en cuenta varias modalidades para realizar el abono, bien a través de un contrato anual, bien por un sistema de bonos de pago o simplemente por servicio realizado. Por lo general las tarifas varían en función del servicio contratado, que oscila desde menos de 1 euro por realizar una consulta básica, a 50 euros por un informe comercial.

Algunas empresas de este ramo, como "gancho" para obtener más clientes permiten la consulta gratuita de un número determinado de empresas, para posteriormente cobrar por este servicio.

No obstante, a pesar de su interés, los informes de agencias comerciales también plantean algunos problemas en cuanto a fiabilidad y operatividad que hay que tener en cuenta:

a)    en referencia a los datos económicos, éstos pueden encontrarse desactualizados, ya que la empresa puede no haber entregado información en el Registro Mercantil en los últimos años y por lo tanto, la información vale de bien poco cara a un análisis de riesgo.
b) Las alarmas negativas, como el RAI o los procedimientos judiciales a veces se incorporan tarde. Muchas veces tardan en actualizarse en el informe, y procedimientos en marcha no constan.

c) Como consecuencia, la cifra de crédito que recomiendan estos informes puede ser bastante arbitraria, y en general limitada, para lo que son operaciones mercantiles.

No obstante, y a pesar de estas limitaciones, esta información sirve para hacerse una primera idea y descartar a empresas claramente negativas (que presentan malos resultados o incidencias de impago) y desechar posibles operaciones con las mismas.